Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

Statutaire naam

HAWEKA Benelux B.V.

Handelsnaam

HAWEKA Nederland

Adres

Turbinestraat 18, 3903 LW Veenendaal, Nederland

KvK-nummer

30199716

BTW-identificatienummer

NL813668232B01

E-mail

info@haweka-nederland.nl

Telefoon

0318 626 137

HAWEKA Benelux B.V. is een zelfstandige rechtspersoon. Wij zijn niet dezelfde onderneming als Easywheel B.V.; een verzoek over uw gegevens dat u aan een van die partijen richt, wordt niet automatisch door ons behandeld. Gebruik voor alles wat deze verklaring betreft het e-mailadres hierboven.

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze omvang en met dit soort verwerkingen niet verplicht: wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens en doen niet aan grootschalige, stelselmatige observatie. Vragen over privacy komen binnen op info@haweka-nederland.nl en worden daar behandeld.

2. Uitgangspunten

Drie keuzes bepalen hoe weinig gegevens wij van u hebben. Ze staan hier vooraan omdat ze de rest van deze verklaring verklaren:

1. Wij leveren uitsluitend aan bedrijven. De meeste gegevens die wij verwerken zijn daardoor bedrijfsgegevens, geen persoonsgegevens — maar niet allemaal: de naam van een contactpersoon is dat wel, en bij een eenmanszaak of zelfstandige zijn ook het bedrijfs-, adres- en btw-nummer persoonsgegevens. Deze verklaring gaat daar onverkort over.
2. Wij verwerken via deze website geen betaalgegevens. Er is op de website geen betaalfunctie; betalen gebeurt buiten de website om, op de wijze die in de offerte of op de factuur staat.
3. Wij slaan zo min mogelijk zelf op. In onze eigen database staan alleen de formulierinzendingen.

3. Welke gegevens wij verwerken, en waarom

Per situatie staat hieronder welke gegevens wij verwerken, waarvoor, op welke wettelijke grondslag en hoe lang wij ze bewaren.

a. Offerteaanvraag

Bedrijfsnaam, uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, land, plaats, type werkplaats, merk en model van uw balanceermachine, het product en aantal waar de aanvraag over gaat, en een eventuele opmerking. Daarnaast leggen wij automatisch het tijdstip van de aanvraag en de browserinformatie (user-agent) vast. Doel: uw aanvraag beoordelen, een offerte opstellen en contact met u opnemen. Grondslag: het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Leidt uw aanvraag niet tot een opdracht, dan bewaren wij de gegevens daarna op basis van ons gerechtvaardigd belang bij het kunnen opvolgen van eerder getoonde interesse — zie punt e en artikel 4 voor de bewaartermijn en uw recht van bezwaar.

b. Gratis werkplaatsscan

Uw naam, bedrijfsnaam en e-mailadres, plus tijdstip en browserinformatie. Doel: de aangevraagde werkplaatsscan inplannen en uitvoeren. Grondslag: het op uw verzoek nemen van precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor de bewaring daarna geldt hetzelfde als bij punt a.

c. Opdracht en factuur

Komt het tot een opdracht, dan leggen wij uw bedrijfsnaam, contactgegevens, afleveradres, e-mailadres en btw-nummer vast. Doel: de koopovereenkomst uitvoeren, de bestelling leveren en factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en het voldoen aan onze wettelijke administratie- en factuurverplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

d. Controle van uw btw-nummer

Wij controleren uw btw-nummer vóór wij een opdracht aannemen bij VIES, het controlesysteem van de Europese Commissie. Daarbij sturen wij uw btw-nummer en ons eigen btw-nummer naar de Europese Commissie en ontvangen wij terug of het nummer geldig is, plus de bij de belastingdienst van dat land geregistreerde naam en adresgegevens. Wij bewaren als bewijsstuk: het nummer, de uitkomst, het tijdstip en het door VIES afgegeven raadplegingsnummer. Doel: vaststellen dat u zakelijk koopt en de btw-verleggingsregeling juist toepassen. Grondslag: wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

e. Klantondersteuning, opvolging en gericht advies op basis van uw apparatuur

Het merk en model van uw balanceermachine — een verplicht veld op beide formulieren — bewaren en gebruiken wij voor meer dan alleen de aanvraag die daarmee samenhangt. Concreet gebruiken wij deze gegevens ook om: (1) u te kunnen informeren en ontzorgen als bij een bepaald machinemerk of -model een bekend probleem of een passende oplossing naar voren komt, ook als dat pas ná uw aanvraag aan het licht komt; (2) ons advies en aanbod aan u toe te spitsen op de apparatuur die u daadwerkelijk gebruikt, zodat wij u gerichter en dus beter kunnen helpen dan met een generieke benadering; en (3) u ook op een later moment te kunnen benaderen over producten die beter aansluiten op wat u destijds zocht. Dit is de reden dat wij een aanvraag niet meteen na een paar maanden verwijderen, ook als hij niet tot een bestelling heeft geleid; zie artikel 4 voor hoe lang en onder welke voorwaarden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij goede klantondersteuning, doelmatig advies en verkoop (artikel 6 lid 1 sub f AVG) — dit weegt zwaarder dan een zuiver commercieel belang, omdat het primaire doel is u te helpen met de apparatuur die u al heeft. U kunt hiertegen bezwaar maken; zie artikel 8 — wij honoreren een bezwaar tegen benadering voor verkoopdoeleinden altijd.

f. Beveiliging en misbruikpreventie

Bij elke formulierinzending leggen wij uw IP-adres met een tijdstempel vast om te voorkomen dat het formulier voor spam of overbelasting wordt misbruikt (maximaal vijf inzendingen per uur). Deze gegevens worden binnen één uur automatisch weer verwijderd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, niet-misbruikte website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

g. E-mailverkeer

De e-mail die u ons stuurt, en de bevestigings- en meldingsmails rond uw aanvraag of opdracht. Doel: met u corresponderen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst of precontractuele maatregelen (artikel 6 lid 1 sub b AVG), dan wel ons gerechtvaardigd belang bij normale zakelijke correspondentie (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

h. Serverlogging

Onze hostingpartij legt technische gegevens vast over verzoeken aan de server, waaronder IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina. Doel: de website laten werken, storingen oplossen en misbruik herkennen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en beschikbare website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

i. Bezoekersstatistieken (Google Analytics en Microsoft Clarity)

Alléén als u daarvoor toestemming geeft via de cookiebanner: geanonimiseerde/pseudonieme bezoekgegevens zoals paginaweergaven, verkeersbron, tijd op de pagina, klik- en scrolgedrag, en of een offerteaanvraag is ingediend. Doel: begrijpen hoe bezoekers de website gebruiken, zodat wij hem kunnen verbeteren. Grondslag: uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG) — dit is de enige verwerking op deze website die op toestemming rust in plaats van op een van de andere grondslagen hierboven, en dus ook de enige die u apart en op elk moment kunt intrekken, zie het cookiebeleid. Volledige toelichting, inclusief welke partijen dit zijn en welke cookies zij plaatsen: cookiebeleid, hoofdstuk 4.

j. Uitlegvideo's (Bunny Stream)

Onze uitlegvideo's in de kennisbank worden aangeboden via Bunny Stream. De videospeler wordt pas geladen nadat u zelf op een video klikt; tot die tijd maakt uw browser geen verbinding met Bunny. Bij het afspelen ontvangt Bunny technisch noodzakelijk uw IP-adres en browsergegevens (zoals de user-agent), omdat de video anders niet bij u kan aankomen, en kan de speler anonieme prestatiegegevens versturen, zoals bufferstatistieken en foutmeldingen. Volgens Bunny plaatst de speler geen cookies en worden deze gegevens niet gebruikt om u te volgen of te identificeren. De speler kan in de opslag van uw browser (local storage) onthouden tot waar u heeft gekeken, maximaal zeven dagen; die gegevens blijven op uw apparaat en gaan niet naar Bunny of naar ons. Wij zelf houden niet bij wie een video bekijkt. Doel: de uitlegvideo's die u zelf start kunnen tonen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij het op een technisch betrouwbare manier aanbieden van onze kennisbank (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Ook hiertegen kunt u bezwaar maken, zie hoofdstuk 8.

4. Hoe lang wij gegevens bewaren

Na afloop van een termijn verwijderen wij de gegevens, of wij maken ze onherleidbaar. Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, gaat die voor op een verzoek tot verwijdering.

5. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen een beperkt aantal partijen in. Met partijen die uitsluitend in onze opdracht verwerken hebben wij een verwerkersovereenkomst.

Over Google Analytics en Microsoft Clarity — allebei eigen verwerkingsverantwoordelijke, niet alleen onze verwerker. Voor beide geldt: naast dat zij voor ons meten hoe u onze website gebruikt, mogen Google en Microsoft de (geanonimiseerde/geaggregeerde) gegevens volgens hun eigen voorwaarden ook gebruiken om hun eigen producten te verbeteren. Bij Microsoft Clarity is dat uitdrukkelijker geregeld dan bij de meeste andere diensten die wij gebruiken: Microsofts eigen voorwaarden vermelden dat verzamelde gegevens onder meer gebruikt mogen worden voor het opbouwen van gebruikersprofielen voor advertentiedoeleinden. Voor déze website specifiek bevestigt Microsoft dat een van de door Clarity geplaatste cookies (MUID) hier niet wordt gekoppeld aan hun advertentiesysteem — maar die cookie hoort wel bij Microsofts bredere, eigen ecosysteem (herkenbaar bijvoorbeeld van Bing). Volledige uitleg, inclusief welke cookies dit precies zijn: cookiebeleid, hoofdstuk 4. Wij vermelden dit expliciet zodat u een geïnformeerde keuze kunt maken vóórdat u toestemming geeft op de cookiebanner — niet omdat wij zelf iets anders met uw gegevens doen dan hierboven beschreven.

Over Bunny Stream. BunnyWay d.o.o. (Ljubljana, Slovenië) levert de videohosting en verwerkt daarbij in onze opdracht uitsluitend de technische gegevens die nodig zijn om een video bij u af te leveren. Bunny verwerkt die gegevens uitsluitend om de dienst te leveren, te beveiligen en te verbeteren, en alleen volgens onze instructies. Wij ontvangen van Bunny geen gegevens over individuele kijkers.

Over onze moederonderneming. Onze moederonderneming is juridisch een andere rechtspersoon. Uitwisseling van klantgegevens binnen de groep is daarom een verstrekking aan een derde, die wij baseren op ons gerechtvaardigd belang bij interne administratieve doeleinden binnen een groep ondernemingen (artikel 6 lid 1 sub f AVG, overweging 48). Ook hiertegen kunt u bezwaar maken.

Wij verstrekken gegevens verder alleen aan derden als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of op vordering van een bevoegde autoriteit.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze website en onze database staan op servers in Frankfurt. Onze e-mail loopt via Europese servers. Uw gegevens blijven daarmee in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte.

Een bijzonder geval is het afspelen van een uitlegvideo. Wij hebben Bunny zo ingesteld dat onze video's alleen worden uitgeleverd via servers binnen de Europese Unie. Bunny is een Sloveens bedrijf, maar kan voor beheer en ondersteuning in beginsel overal ter wereld gegevens verwerken, en de speler kan anonieme prestatiegegevens versturen naar servers van Bunny elders in de wereld. Wilt u weten welke waarborgen daarvoor gelden, dan kunt u dat bij ons navragen.

Render, Google en Microsoft zijn ondernemingen met een moedermaatschappij in de Verenigde Staten. Er kan daardoor toegang tot gegevens plaatsvinden van buiten de EER, bijvoorbeeld voor ondersteuning of beveiliging — bij Microsoft Clarity is dat structureel: sessieopnamen worden verwerkt op Microsoft Azure, hoofdzakelijk in de Verenigde Staten. Die doorgifte vindt plaats op grond van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (standaardcontractbepalingen), waar van toepassing aangevuld met het EU-VS-datakader (Data Privacy Framework). Een kopie van de gebruikte waarborgen kunt u bij ons opvragen.

7. Geautomatiseerde beoordeling van uw btw-nummer

Eén stap vóór het aannemen van een opdracht verloopt deels geautomatiseerd: is het opgegeven btw-nummer niet geldig van opbouw, of meldt VIES uitdrukkelijk dat het ongeldig is, dan kunnen wij de opdracht niet aannemen. Een medewerker beoordeelt dat altijd; er wordt nooit uitsluitend automatisch besloten.

Wij doen dit omdat het noodzakelijk is om de overeenkomst te kunnen sluiten: zonder geldig btw-nummer kunnen wij niet vaststellen dat u zakelijk koopt en kunnen wij de btw niet juist afdragen (artikel 22 lid 2 sub a AVG). Wij vinden het daarbij belangrijk dat er altijd een mens beschikbaar is: krijgt u onterecht een blokkade, of geeft VIES tijdelijk geen antwoord, neem dan contact op via ${site.email}. Wij beoordelen uw geval dan handmatig en kunnen uw bestelling langs de offerteroute alsnog in behandeling nemen.

Buiten deze controle nemen wij geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking, en doen wij niet aan profilering.

8. Uw rechten

U heeft tegenover ons de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, en een kopie ontvangen.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens laten aanvullen.
• Verwijdering — uw gegevens laten wissen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht of lopende overeenkomst aan in de weg staat.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stilleggen, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van gegevens wordt onderzocht.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang. Dat geldt in het bijzonder voor het opbouwen van inzicht in uw apparatuur (artikel 3, onderdeel e) en voor het delen binnen de groep (artikel 5). Maakt u bezwaar tegen benadering voor verkoopdoeleinden, dan honoreren wij dat altijd en zonder afweging.
• Overdraagbaarheid — de gegevens die u zelf heeft aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat ontvangen of laten doorgeven.
• Intrekken van toestemming — heeft u ons ergens toestemming voor gegeven, dan mag u die op elk moment intrekken. Dat raakt niet de rechtmatigheid van wat daarvóór gebeurde.

Een verzoek stuurt u naar info@haweka-nederland.nl. Wij reageren binnen één maand. Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt — wij verstrekken geen gegevens aan iemand van wie wij de identiteit niet kunnen vaststellen.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Concreet betekent dat onder meer:

• Al het verkeer met deze website verloopt versleuteld via HTTPS, afgedwongen met HSTS.
• De website stuurt een strikt beveiligingsbeleid mee (onder andere Content-Security-Policy en X-Frame-Options) dat het inladen van vreemde inhoud tegengaat.
• Via deze website worden geen betaalgegevens verwerkt.
• De formulieren zijn beveiligd tegen geautomatiseerd misbruik.
• Onze servers en onze database staan binnen de Europese Unie, met toegang beperkt tot wie die voor het werk nodig heeft.
• Wij bewaren bewust zo min mogelijk zelf: geen betaalgegevens via de website.

Vermoedt u een kwetsbaarheid of een datalek, meld dat dan zo snel mogelijk via info@haweka-nederland.nl. Wij beoordelen elk incident en melden het waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij u.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst altijd de opslag die strikt noodzakelijk is om te doen wat u vraagt (zoals uw winkelmand onthouden), en daarnaast — alléén ná uw toestemming via de cookiebanner — cookies voor bezoekersstatistieken (Google Analytics, Microsoft Clarity). Daarnaast laadt de videospeler van Bunny Stream pas nadat u zelf op een video klikt. Welke cookies dat precies zijn, van wie, en hoe u uw keuze wijzigt, leest u in het cookiebeleid.

11. Wijzigingen

Verandert de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan — bijvoorbeeld doordat wij bezoekersstatistieken gaan bijhouden — dan passen wij deze verklaring aan vóórdat die verwerking begint. Bovenaan de pagina staan altijd het versienummer en de datum van de laatste wijziging.